Ma gestion du temps et des priorités, toute une organisation…
Quand on est freelance, il faut savoir gérer efficacement son temps. (si, si, c’est préférable !). Globalement, il faut être organisé, sinon on « rame », on perd du temps, on s’éparpille et on prend du retard.
On s’engage très souvent sur des deadlines qu’il faut respecter…
Pour m’organiser au mieux, gérer mes priorités et mes tâches, j’utilise plusieurs outils :
- Google agenda
- Google drive
- Mon smartphone
- Mon cahier
Objectif : optimiser mon temps.
J’ai toujours en tête une méthode apprise il y a quelques années, du moins une matrice : La matrice d’Eisenhower.
La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.
Elle a été conçue par Dwight David Eisenhower. Cette matrice est un tableau à double entrée :
Matrice d’Eisenhower
- axe vertical : urgence des tâches
- axe horizontal : importance des tâches
La matrice comprend donc quatre zones :
- A : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même
- B : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
- C : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
- D : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner
Ok maintenant que je sais quelles tâches sont importantes et urgentes…
J’ai plus qu’à faire ma todo list de la journée et m’organiser.
Google Agenda
Google Agenda : pour ne plus oublier et parce que la mémoire est limitée.
Pour planifier :
- ses réunions (professionnelles, tupperware, écoles,…)
- ses hangouts (Nyx, professionnel,…)
- ses rdv (médecins, garagiste,…)
- ses déjeuners, dîners, soirées, apéros,…
- les anniversaires, les fêtes (des mères, des voisins,…),…
- ses activités extra-professionnelles (pétanque, tennis,…)
Tout en utilisant les fonctionnalités :
Les rappels.
- Exemple de paramètres : Je reçois un mail 30 minutes avant mon rdv. Je reçois un message 10 minutes avant mon Hangout.
Le partage.
- Je partage mon agenda avec mon collègue, mon équipe, mon conjoint (On est pas là ce week-end, on va pêcher !),…
- J’importe un agenda d’une personne (avec autorisation) pour connaître ses disponibilités ou ce qu’elle a prévu. (J’ai l’agenda des Girondins de Bordeaux, je connais les dates et heures de tous leurs matchs, super !).
Les invitations.
J’invite des personnes à certains RDV. J’attends une réponse de leur part OUI / NON / PEUT ETRE. Idéal quand on veut organiser une
réunion à plusieurs pour savoir qui sera là.
La synchronisation.
- Je retrouve mon agenda sur mes ordinateurs, sur ma tablette et/ou sur mon smartphone.
Google Drive
Google Drive pour organiser ses fichiers, les partager et les sauvegarder.
Je synchronise un répertoire de mon disque dur avec Google Drive…
Mais pour quoi faire ?
Réponse :
- Pour avoir accès à mes fichiers n’importe où, depuis n’importe quel device.
- Pour avoir une sauvegarde de mes fichiers.
Ce même répertoire avec les mêmes fichiers est synchronisé sous Drive… Je retrouve tous mes fichiers sous Drive.
J’ai même mis mon répertoire /www de WAMP sur mon Drive. Quand je code un fichier php par exemple dans www, dès que j’enregistre mon fichier, Drive me le synchronise. Si mon ordinateur rend l’âme dans la minute, je retrouve mes fichiers sous Drive.
Google Drive pour partager ou travailler en équipe.
Un document à partager avec un client ? Un document de travail pour un collègue, rien de plus simple avec la fonction Partager.
En plus on peut travailler en même temps sur un même document word, Excel, powerpoint,…
Mon smartphone
Parce qu’il est toujours avec nous et que l’on a l’information à porté de main.
Et pour finir, le dernier outils indispensable. Mon carnet (avec ses stylos)…
Pour tout noter rapidement, faire des schémas, des croquis, et puis surtout parce qu’il n’a pas besoin d’être rechargé 2 fois par jours.
Avec tout ces outils, je suis paré à tout. J’optimise mon temps.
Dernier conseil, bloquer dans son agenda des temps pour les loisirs, des moments à partager en famille, avec des amis, etc…
Une réflexion au sujet de « Freelance, organisation et gestion du temps »
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